会社に副業をしたいと伝える時、何をどのように伝えれば良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。
スムーズに申請を進めるためには、必要な情報をしっかりと把握し、適切な手続きを行うことが重要です。
今回は、副業の許可申請に必要な項目、手続き方法、そしてスムーズに進めるためのポイントを解説します。
副業の許可申請に必要な項目
🔸副業の種類と業務内容
副業の内容を具体的に記述することが重要です。
例えば、Webライターであれば、どのようなサイトでどのような記事を執筆するのか、具体的な業務内容を明確に記載しましょう。
プログラマーであれば、どのような言語を用いて、どのようなシステム開発に携わるのかを詳細に記述する必要があります。
曖昧な表現は避け、具体的な業務内容を簡潔に、かつ正確に記述することで、企業側の理解を促進し、審査の迅速化に繋がります。
また、副業先企業名や担当者名なども併記すると、より明確になります。
🔸勤務時間や勤務日数・期間
副業における勤務時間、勤務日数、そして期間を明確に記載する必要があります。
本業との兼ね合いを考慮し、具体的な勤務スケジュールを提示することで、本業への支障がないことを明確に示すことが重要です。
例えば、「毎週水曜日の19時〜22時、土日祝日の午前中」といったように、具体的な時間帯を記載しましょう。
期間についても、いつからいつまで副業を行うのかを明確に記載することで、企業側の計画立案にも役立ちます。
🔸報酬の額や支払い方法
副業によって得られる報酬の額と支払い方法を明確に記載する必要があります。
例えば、「1記事あたり1万円、月末締めの翌月末払い」といったように、具体的な金額と支払いサイクルを示すことが重要です。
報酬額の算出方法についても、明確に記述することで、企業側の理解を深めます。
曖昧な表現は避け、企業が理解しやすいように詳細な情報を提供しましょう。
🔸就業規則や社内規定との整合性
申請前に、自社の就業規則や社内規定で副業に関する規定がないかを確認し、申請内容が規定に合致していることを確認することが不可欠です。
規定に反する内容の申請は、却下される可能性が高いため、事前に確認し、必要であれば修正を加えましょう。
規定に記載されている副業に関する制限事項を理解し、それらを遵守した申請を行うことで、スムーズな申請プロセスを実現することができます。
副業の許可申請の手続きはどうすればいい？
🔸自社の就業規則を確認し申請手順を把握する
まず、自社の就業規則や社内規定を確認し、副業に関する申請手順を正確に理解することが重要です。
申請に必要な書類、提出期限、提出先などを確認し、手順を踏まえた上で申請を行うことで、スムーズな申請プロセスを期待できます。
それぞれの項目に記載されている内容を理解し、それに基づいて申請書を作成しましょう。
不明な点があれば、人事部などに確認を取ることが重要です。
🔸許可申請書を作成し必要事項を記入する
就業規則に従って、許可申請書を作成します。
申請書には、前述した副業の種類、勤務時間、報酬、就業規則との整合性に関する情報を正確に記入しましょう。
誤字脱字がないか、また、記載内容に不備がないか、複数回確認することを推奨します。
必要に応じて、副業先の事業内容や担当者に関する情報なども追加で記載することで、企業側の理解を促進することができます。
🔸申請書の提出先と提出期限
申請書を提出する部署と期限を確認します。
多くの企業では人事部が窓口になることが多いですが、就業規則を確認して、適切な部署に提出しましょう。
提出期限を守ることが重要です。
提出期限を過ぎると、審査に時間がかかったり、申請が却下される可能性があります。
期限を守ることで、迅速な審査と許可を得る可能性が高まります。
🔸申請後の承認プロセスと結果通知の方法
申請後の承認プロセスと、結果通知の方法を確認しておきましょう。
企業によっては、申請から承認まで数日〜数週間かかる場合もあります。
また、承認結果の通知方法も、メールや郵送など、企業によって異なる場合があります。
事前に確認しておくことで、結果を待つ間の不安を軽減し、スムーズな対応が可能になります。
副業許可申請をスムーズに進めるためのポイント
🔸申請前に上司や人事担当者と相談する
副業を始める前に、上司や人事担当者と相談することで、申請がスムーズに進みます。
相談することで、会社の規定に沿った副業内容を提案でき、申請の可否を事前に確認することも可能です。
また、本業への影響を最小限に抑えるためのアドバイスも得られる可能性があります。
🔸会社の就業規則に沿った副業内容にする
会社の就業規則や社内規定を遵守した副業内容にすることは非常に重要です。
規定に反する副業を行うと、懲戒処分を受ける可能性があります。
就業規則をよく理解した上で、副業内容を決定しましょう。
🔸副業による本業への影響を最小限にする計画
副業による本業への影響を最小限にする計画を立て、それを申請書に記載することで、企業の安心感を高めます。
具体的なスケジュールや、本業への影響を回避するための対策を記述することで、企業側は安心して許可を出すことができます。
🔸会社の情報管理規定を遵守する
副業先で取り扱う情報が、自社の機密情報に抵触しないか、また、情報管理規定に違反しないかを確認する必要があります。
もし、自社情報に関連する可能性がある場合は、事前に企業に相談するなどの対策を行うことが重要です。
まとめ
今回は、副業の許可申請に必要な項目、手続き方法、そしてスムーズに進めるためのポイントを解説しました。
申請前に、自社の就業規則をよく確認し、上司や人事担当者と相談することで、申請がスムーズに進みます。
そして、申請書には正確な情報を記載し、提出期限を守りましょう。
これらの点を踏まえ、準備万端で申請に臨むことで、副業開始への第一歩を踏み出せるはずです。
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